تقارير الاستدامة للمنظمات

تقارير الاستدامة للمنظمات:

في الآونة الأخيرة أصبحت التنمية المستدامة موضوعاً هاماً في منطقة الشرق الأوسط وتحديداً في مملكتنا الغالية، ولا يخفى على أحد مكانتها الاقتصادية البارزة وسعيها نحو التنمية المستدامة في كافة مجالاتها. وهذا واضحا من خلال رؤية المملكة 2030 التي تضمنت عدة محـاور أساسية لتحقيق التنمية.

تعرف التنمية المستدامة بأنها تلبي احتياجات الحاضر دون ان تُعرض الاجيـال القادمة للخطر وقدرتها على تلبية احتياجاتهم.
وتعمل إدارات التنمية المستدامة في المنظمات على الإدارة المتكاملة للأداء الاقتصادي والاجتماعي والبيئي وذلك لغرض تحديد المخاطر وكذلك الفرص التي لها تأثير في تحقيق المنظمات لأهدافها من خلال رفع الأداء والقدرة التنافسية، لذا هي أولوية للمنظمات وتعد استراتيجية لخفض التكاليف وتوفير البدائل والتي منها الابتكار والقدرة التنافسية والحفاظ على ديمومة عمل المنظمة، وتحسين كفاءة الأداء التشغيلي وتحقيق رضاء القوى العاملة، وتعزيز سمعتها وعلامتها التجارية.

وتعتبر تقارير الاستدامة من حيث اعداها والالمام بها ليس عملا سهلا بل شاقا كونه يعتبر رحلة في عالم من التحديات يقود إلى التغيير، ولا تملك أي منظمة جميع الإجابات عما يطلبه التقرير في وقت واحـد. لذا نجد ان اغلبهم. يستعين بنموذج المبادرة العالمية لإعداد التقارير GRI الذي صمم خصيصا لهذا التقرير، كونه يقر بالمخاطر ويحدد بكل شفافية التحديات التي تواجهها المنظمة والخطوات الواجب اتخاذها، وهي الأسلوب الأفضل لإدارة المخاطر والأزمات. وتعزيز قيمة العلامة التجارية وسمعتها، والعلاقة الحسنة مع الحكومة والمجتمعات المحلية، واستدامة الارتباط بين المنظمة والمجتمع على الأمد الطويل، وضمان تنفيذ الاستدامة للمنظمات. وهنا تتضح أهمية تقرير الاستدامة.

المبادئ الأساسية في اعداد تقرير الاستدامة:
يجب على المنظمات الراغبة في إعداد تقارير الاستدامة ان تلتزم بخمسة مبادئ أساسية هي الإذعان القانوني، ويقصد به ان تلتزم المنظمة بجميع القوانين واللوائح السارية المحلية والدولية المكتوبة والمعلنة. أيضا منها احترام الأطراف الدولية من خلال أن تقر وتحترم المنظمة الاتفاقيات والمواثيق والقرارات الدولية عند تطوير سياستها بهدف تحقيق الاستدامة. أيضا احترام مصالح الأطراف من خلال تقبلها بأن هناك تنوعا بالمصالح للأطراف المعنية سوأ كانت أنشطة او منتجات التي قد تثر على الأطراف المعنية. كذلك مبدأ الشفافية يعد أحد المبادئ الأساسية من خلال افصاح المنظمة على نحو واضح ودقيق عن سياستها وقراراتها وانشطتها بما في ذلك التأثيرات المحتملة على البيئة والمجتمع وأن تكون المعلومات متاحة للأشخاص المتأثرين أو المحتمل تأثرهم بشكل جوهري من قبل المنظمة. وأخيراً أن تنفذ المنظمة السياسات والممارسات التي من شأنها احترام الحقوق الموجودة في الإعلان العالمي لحقوق الانسان.

إعداد تقارير الاستدامة:
تهدف المنظمات إلى تقليص المخاطر وضمان استمرارية اعمالها في المستقبل ويتم ذلك من خلال اعداد تقارير تعنى بضمان استمرارية هذه الاعمال وتسمى تقارير الاستدامة وهو معني بقياس أداء المنظمة فيما يخص تحقيق اهداف التنمية المستدامة. حيث تتضمن هذه التقارير الأداء لجميع أقسام وقطاعات المنظمة بشكل واضح وشفاف شاملا جميع المبادرات والمساهمات ذات العلاقة بالمجال البيئي والاجتماعي والحوكمة، بصورها الإيجابية او السلبية. ويكون ذلك اما بصيغة تقرير منفصل او متكامل مع التقرير المالي السنوي.

تسهم هذه التقارير في اطلاع المنظمات على عدة نقاط من أهمها معرفة الوضع او المستوى الحالي وأيضا قياس التأثير والتأثُر، ومقارنه الأداء مع المنظمات الاخرى. وكذلك مقارنته مع التقارير السابقة على نحو سنوي، بالإضافة إلى إمكانية مقارنة أداء المنظمة مع المعايير المناسبة وكذلك تحديد وتفسير أي اختلاف جوهري من خلال الفترات الزمنية المختلفة للتقرير من حيث النطاق، او الحدود، او طول فترة التقرير، او من خلال المعلومات التي يتضمنها التقرير.

ونجد ان التقارير المبنية على نموذج المبادرة العالمية لإعداد التقارير GRI تقود دائما إلى تغيير الداخلي، والاعتراف الخارجي. ونعني بالتغيير الداخلي هو التطوير للرؤية والرسالة والاستراتيجية، أيضا نجدها تساهم في تطوير النظام الإداري داخل المنظمة وفي تطوير العمليات والمساهمة في وضع اهداف ذكية، وكذلك تحدد مواطن الغضف بهدف إيجاد فرص للتحسين وكذلك تحدد مواطن القوة، وتزيد أيضا فرص استقطاب الكفاءات من الموظفين الجدد والعناية بالموجودين، والتواصل الفعال داخل المنظمة بين اداراتها واقسامها، وتشجع على الابداع والابتكار بين الموظفين وتزيد الوعي مع المجالس العليا للمنظمة، وتحقق ميزة تنافسية ولعب دور ريادي وقيادي فيها، وجادبة للمستثمرين والمانحين. اما الاعتراف الخارجي فهو تعزيز سمعة المنظمة وقدرتها على التنافس الدولي، وتحقق الشفافية والحور البناء مع المعنيين وأثبات لمبدأ الالتزام بالتنمية المستدامة، وتكون وسيله للمقارنة والمعيارية والقياس. وخلاصة القول فيما يتعلق بنموذج GRI أنه وسيلة لزيادة العائد وتقليل للمخاطر.

خطوات إعداد تقرير الاستدامة:
لإعداد تقرير الاستدامة يجب على المنظمة القيام بمجموعة من الخطوات بهدف الإفصاح عن أدائها ذو العلاقة بالمعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة، ويتم في الأنشطة اليومية التي تقوم بها مقرون ذلك بمفهوم الاستدامة من خلال دمج هذه المعايير ضمن الاستراتيجية والايديلوجية المؤسسية والعمليات التشغيلية، كون ذلك يسهم في تحسين أدوات قياس ومتابعة دمج الاستدامة ضمن الأنشطة اليومية للمنظمة، أيضا تشكيل فريق مؤهل لدية المهارة في جمع البيانات ذات العلاقة من جميع الإدارات ويعملون على تطبيق استراتيجية الاستدامة، أيضا من خلال التواصل مع أصحاب المصلحة واشراكهم في تحقيق الأهداف التي تسعى المنظمة إليها بالتوافق مع فهم احتياجاتهم والاستجابة لما يتوقعونه منها، ويتضمن أيضا ابراز الجوانب الأساسية والأكثر اهمية التي ترى المنظمة الإفصاح عنها مأخذه في الاعتبار الجوانب الاقتصادية والبيئية والاجتماعية كالأداء الاقتصادي والطاقة وحقوق الانسان، ويجب ان يكون التقرير يتضمن الجوانب الأكثر أهمية في مجال الاستدامة والتي تقوم على فهم احتياجات وأولويات الجهات ذات العلاقة. لذا يجب ان يكون ذو كفاءة ودقة وله الفاعلية، كذلك يجب تحديد معايير مؤشرات الأداء لقياس تلك الجوانب وتتنوع هذه المؤشرات منها البيئية كاستهلاك الطاقة والمياه وأخرى اجتماعية مثل نسبة الاجـور للعاملين والعاملات، وأيضا اقتصادية مثل ما يتعلق بالموردين، ومعايير تتعلق بالحوكمة.

محتويات تقرير الاستدامة:
بعد الإلمام بمبادئ وخطوات اعداد تقرير الاستدامة، يجب علينا الان ان نعرف مضمون التقرير ونقصد هنا المحتوى الظاهر في التقرير وفقا للمبادئ التوجيهية في اعداد تقرير الاستدامة الصادر عن المبادرة العالمية لإعداد تقارير الاستدامة GRI والتي تعتبر الدليل في اعداد تقارير الاستدامة للمنظمات باختلاف أنواعها، ويتضمن التقرير ثمانية اقسام وهي كالتالي:
1- القسم الأول: مقدمة تبين معلومات المنظمة كرؤيتها ورسالتها والقيم والاستراتيجية.
2- القسم الثاني: رسالة المدير التنفيذي يشرح فيها العناصر الأساسية للتقرير وتتضمن المرتكزات والالتزامات تجاه مسؤوليتها نحو المجتمع داخليا وخارجيا، كإبراز محتوى التقرير والالتزامات، شرح الالتزامات نحو الأهداف الاقتصادية والبيئية والاجتماعية من قبل إدارة المنظمة، بيان تفصيلي لما حققته المنظمة من نجاحات ومعوقات، أداء المنظمة مقارنة مع السنوات السابقة، المنهجية المتبعة من قبل المنظمة في دمج كافة شرائح المستفيدين وإشراكهم في برامجها، التحديات التي تواجها المنظمة في دمج مسؤوليتها تحاجه الأداء المالي مع مسؤولياتها تجاه الأداء الاقتصادي والبيئي والاجتماعي والاستراتيجية المستقبلية.
3- القسم الثالث: الملف التنظيمي، ويفضل ان يتضمن أكبر قدر من المعلومات التي تساعد على فهم لطبيعة عمل المنظمة كذكر اسم المنظمة، الهيكل التنظيمي، المنتجات والخدمات والمؤسسات التابعة، الدول التي تمارس فيها المنظمة اعمالها، طبيعة الملكية والوضع القانوني، طبيعة الاسواق التي تخدمها، عدد الموظفين، المبيعات، مجموع رأس المال وتوزيعه حسب حقوق الملكية والالتزامات، فترة التقرير( السنة المالية) للمعلومات المقدمة، الأشخاص الذين يمكن التواصل معهم بخصوص التقرير، بالإضافة إلى المعلومات التي تخص موقع المنظمة الالكتروني ووسيلة او وسائل التواصل.
4- القسم الرابع: المسؤولية الاقتصادية – يوضح في هذا القسم تأثير المنظمة على الظروف الاقتصادية لأصحاب المصلحة وكذلك على المستويات المحلية والوطنية والعالمية. ويوضح أيضا اهداف المنظمة المتعلقة بأدائها من الناحية الاقتصادية وتحديد الالتزامات المتعلقة بالجانب الاقتصادي، واهم المخاطر والفرص ونظام الحوكمة في المنظمة. والنجاحات والاخفاقات.
5- القسم الخامس: المسؤولية الاجتماعية- يوضح في هذا القسم الدور الذي تقوم به المنظمة تجاه ممارسات العمل وحقوق الانسان ودورة في التنمية المجمعية والمبادرات التي تم اطلاقها والمبادرات التنموية.
6- القسم السادس: المسؤولية البيئية- يتم تناول البعد البيئي وبيان التأثير على الأنظمة الطبيعية للكائنات الحية وغيرها وتشمل التربة والهواء والماء والتنوع الحيوي ويوضح دور المنظمة في المحافظة على الطاقة والمياه وكيفية التعامل مع المخلفات وأيضا تأثير المنتجات والخدمات ووسائل النقل على البيئة.
7- القسم السابع: يُبين فيه الأهداف والأنشطة الي تتعهد المنظمة في تنفيذها انطلاقا من مسؤوليتها الاجتماعية.
8- القسم الثامن: يحتوي على الفهرس والمصطلحات.

التحديات الي تواجهه المنظمات في إعداد تقارير الاستدامة:
هناك مجموعة من التحديات التي يجب اخذها في الاعتبار للمنظمات والتعامل منعها بهدف التغلب عليها للوصول إلى أفضل النتائج الدقيقة والواضحة في تقرير الاستدامة. ومن هذه التحديات:
1- ضمان التزام الموظفين (على جميع المستويات) بالتنمية المستدامة.
2- فهم منهجية كتابة التقارير بنظام GRI
3- جمع وتنظيم المعلومات وأرشفتها.
4- استخراج النتائج والقضايا السلبية بمنتهى الشفافية للمعنيين.
5- إدارة العمليات وتوفير المستلزمات بطريقة صديقة للبيئة.
6- إعادة صياغة الرؤية والرسالة والقيم والاهداف.
7- إعداد وتوفير أنظمة وادالة تتضمن إجراءات للعمليات الداخلية بين الاقسـام والإدارات والقطاعات والفروع.
8- أن يكون التقرير موضوعيا ودقيقا وليس أداة تسويقية للمنظمة.
9- إيضاح فرص التحسين ونقاط القوة بالمنظمة.
10- توضيح الجهات المستهدفة من التقرير.
11- اختيار مجموعة من المعنين بأعمال المنظمة والتواصل معهم.
12- صياغة مستند واضح يلبي الاحتياجات لذوي الأطراف ذات العلاقة.

مراحل كتابة التقرير:
أثناء كتابة التقرير يجب ان يتم ذلك عبر عدة مراحل يجب الاخذ بها وتحتوي كل مرحله مجموعة من النقاط. وهي كالتالي:
1- المرحلة الأولى: الاعداد- وتتضمن التخطيط لعملية إعداد التقرير من خلال وضع تصور كامل للشكل النهائي للتقرير، ووضع خطة عمل وجدول زمني وتحديد المسؤوليات، وتشكيل فريق للإبلاغ عن الاستدامة. وتنظيم مراحل اعداد التقرير الرئيسية. يلي ذلك عقد الاجتماع الاولي وخلاله يتجمع الفريق مع الإدارة العليا والمعنين داخليا وخارجيا، ووضع جدول اعمال واضح وتحديد مجموعة من النقاط للمناقشة ومنها الاثار السلبية للأنشطة اليومية، الاتفاق على خطوات اعداد التقرير، الأطراف التي يجب اشراكها، الجدول الزمني، الميزانية الملائمة لإنجاز التقرير. يلي ذلك استعراض التأثيرات المترتبة على نشاط المنظمة كتحديد القضايا البيئية والاقتصادية من خلال تحليل الأثار المترتبة على الأنشطة اليومية، ومشاركة أصحاب المصلحة بهدف تحديد القضايا الأساسية المراد ذكرها في التقرير.
2- المرحلة الثانية: التواصل- تتضمن هذه المرحلة تحديد أصحاب المصلحة. من خلال استشارتهم وإشراكهم، مع استخدام الوسائل الفعالة والمناسبة في الحوار والتواصل مع أصحاب المصلحة، وتحديد المواضيع الأساسية (مواضيع الأهمية النسبية)، المراد الإبلاغ عنها في التقرير.
3- المرحلة الثالثة: التعريف – ويتم خلال هذه المرحلة تحديد المواضيع المراد الإبلاغ عنها في التقرير، واتخاذ القرار النهائي بخصوص محتوى التقرير، واتخاذ القرار بخصوص المؤشرات التي لا تستطيع المنظمة الإبلاغ عنها، لأنها غير متوفرة، مع الإشارة إلى سبب عدم توفرها، او انه غير مسموح الإفصاح بموجب القانون المحلي أو لأنها تعتبر معلومات سرية، وفحص الإجراءات الداخلية ونظم المراقبة الداخلية، واجراء التغييرات اللازمة للتحقق من قدرتها على توفير المعلومات المطلوبة. وإجراء المناقشة ووضع أهداف الأداء.
4- المرحلة الرابعة: المراقبة- فحص العمليات ومراقبة النشاطات، والتأكيد على جودة المعلومات من خلال تطبيق المبادئ المتعلقة بالجودة (إدارة الجودة).
5- المرحلة الخامسة: صياغة التقرير (فحص، ابلاغ، تقديم) في هذه المرحلة صياغة مقدمة توضيحية تبرز أهمية الإبلاغ عن الاستدامة، وأهمية التقرير بالنسبة للمنظمة، واختيار أفضل طريقة لعرض التقرير ورقيا أو الكترونيا، وكيفية توزيعه على المعنيين، وجعله بمتناول أصحاب المصلحة. والصياغة النهائية للتقرير باللغة الام للمنظمة ولا يمنع من ترجمته لأي لغة ثانية وثالثة.

المبادئ الخاصة لتأكيد جودة التقرير:
بعد الانتهاء من كتابة التقرير، لابد من التأكد من جودته ويتم ذلك من خلال مجموعة معايير لابد ان تتوفر في التقرير والتزاما بالمبادئ التالية:
1- التوازن: ويقصد بها ان يعكس التقرير الجوانب الإيجابية والسلبية لأداء المنظمة لضمان تقييم منطقي للأداء الكلي.
2- المقارنة: وهي تمكن أصحاب المصلحة من تحليل معلومات التقرير والمقارنة المعيارية مع المنظمات الأخرى.
3- الدقة: أن تكون المعلومات المدرجة في التقرير دقيقة حسب أنظمة الجودة بهدف تمكين أصحاب المصلحة من تقييم أداء المنظمة.
4- التوقيت: اتاحة المعلومات لأصحاب المصلحة في الوقت المناسب، لتمكينهم من اتخاذ القرارات السليمة.
5- الوضوح: ان تكون المعلومات متاحة مفهوم وسهل الوصول لها من قبل أصحاب المصلحة.
6- الموثوقية: الإفصاح عن المعلومات والعمليات المستخدمة في التقرير بطريقة تجعلها قابلة للفحص والقياس.

ختاما:
ارجوا ان يتم نشر الوعي بين المنظمات بأهمية الاستدامة والفوائد التي تعود عليها وعلى أصحاب المصلحة، وأن يتم تشجيع المنظمات على اصدار تقرير الاستدامة بشكل دوري موضحا فيه أدائها وممارساتها المتعلقة بالمعايير الاقتصادية والبيئة والاجتماعية، وان تكون هناك جهات تتولى دور الارشـاد حول الخطوات المتبعة في اعداد تقارير الاستدامة حسب معايير GRI بهدف رفع كفاءتها الإنتاجية والمشاركة الفعالة في ربط استراتيجيتها مع اهداف رؤية المملكة 2030 من منطلق تفعيل دور القطاع الخاص كمحور من محاور التنمية.